Datenschutz­hinweise zur Anwendung

Diese Hinweise gelten für alle Personen, die ein Konto in der Diktiro-Anwendung haben - also für Kunden, die Diktiro selbst bestellt haben, und für Nutzer, die Diktiro über ihren Arbeitgeber oder Auftraggeber verwenden. Sie ergänzen unsere Datenschutzerklärung für die Website.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die auf dieser Seite beschriebenen Verarbeitungen ist:

AI Union UG (haftungsbeschränkt) („Diktiro“, „wir“, „uns“)
Weidenweg 29, 75382 Althengstett
Deutschland
E-Mail: info@diktiro.ai

Vertreten durch die Geschäftsführer Linus Meister Magsino, Maxim Rother. Weitere Angaben findest du im Impressum.

Unser Datenschutzbeauftragter ist die heyData GmbH, Schützenstraße 5, 10117 Berlin. Du erreichst ihn über die oben genannte E-Mail-Adresse mit dem Betreff „Datenschutzbeauftragter"; wir leiten deine Anfrage unverändert weiter.

2. Wofür wir verantwortlich sind - und wofür nicht

Bei der Nutzung von Diktiro gibt es zwei Arten der Verarbeitung, für die unterschiedliche Stellen verantwortlich sind:

• Eigene Verantwortung von Diktiro. Für die Verwaltung deines Kontos, die Anmeldung, die Abrechnung, die Sicherheit unserer Systeme, den Support, den Versand von System-E-Mails und eine Nutzungsstatistik ohne Inhalte sind wir selbst Verantwortlicher. Darum geht es auf dieser Seite.
• Verarbeitung im Auftrag des Kunden. Die Inhalte, die du mit Diktiro erzeugst - Sprachaufnahmen, daraus erzeugte Texte, der Verlauf deiner Diktate, Wörterbuch, Textbausteine, Meeting-Notizen und Kalenderdaten -, verarbeiten wir im Auftrag des Kunden nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Verantwortlicher ist insoweit der Kunde, also dein Arbeitgeber oder Auftraggeber bzw. du selbst, wenn du Diktiro für dein eigenes Unternehmen bestellt hast. Informationen zu diesen Verarbeitungen und die Ausübung deiner Rechte laufen über den Kunden. Wendest du dich damit an uns, leiten wir dein Anliegen an den Kunden weiter.

Manche Angaben - etwa Name und E-Mail-Adresse - dienen beiden Zwecken: Der Kunde verwaltet damit seine Nutzer, wir brauchen sie für Anmeldung und Abrechnung. Für die auf dieser Seite genannten Zwecke sind wir Verantwortlicher, für die Nutzerverwaltung im Auftrag des Kunden gilt der AVV.

3. Konto und Anmeldung

Für die Nutzung von Diktiro ist ein Konto erforderlich. Wir verarbeiten dafür deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Zugangsdaten, gegebenenfalls ein Profilbild sowie die Zuordnung zu einer Organisation, deine Rolle und deine Lizenz. Meldest du dich über Google oder Microsoft Entra ID an, erhalten wir vom jeweiligen Anbieter Name, E-Mail-Adresse und eine Kennung deines Kontos. Hat der Kunde Microsoft Entra ID angebunden, kommen Verzeichnisdaten hinzu (Benutzerprinzipalname, Objekt- und Tenant-Kennung, Gruppenzugehörigkeit, Aktiv-Status).

Zweck ist die Einrichtung und Verwaltung deines Zugangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit du selbst unser Vertragspartner bist. Nutzt du Diktiro über deinen Arbeitgeber oder Auftraggeber, ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse, den mit dem Kunden geschlossenen Vertrag zu erfüllen und dir den vereinbarten Zugang bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Während der kostenlosen Testphase gilt dasselbe. Bestellt der Kunde nicht innerhalb von 90 Tagen nach Ende der Testphase einen Tarif, löschen wir das Konto und die darin gespeicherten Inhalte; die Löschung kündigen wir mindestens 14 Tage vorher per E-Mail an.

4. Bestellung und Abrechnung

Für Bestellung und Abrechnung verarbeiten wir Vertrags- und Abrechnungsdaten: Tarif, Zahl der Lizenzen, Abrechnungsperiode, Rechnungen und Zahlungsstatus. Die Zahlung wickelt die Stripe Payments Europe, Limited ab; Karten- und Kontodaten gibst du direkt bei Stripe ein, wir erhalten davon nur den Zahlungsstatus und die für die Rechnung nötigen Angaben. Über Abrechnungsvorgänge (E-Mail-Adresse, Betrag) informieren wir unser Team intern über Slack.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und, soweit wir Rechnungen und Buchungsbelege aufbewahren müssen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO).

5. Sicherheit und Betrieb

Um unsere Systeme zu betreiben, Missbrauch zu erkennen und Störungen zu beheben, verarbeiten wir technische Daten: IP-Adresse und Browser- bzw. Gerätekennung in Sitzungen sowie in den Protokollen der Anwendungsserver. Diese Protokolle enthalten keine Diktat- oder Meetinginhalte.

Verändernde Vorgänge im Konto - etwa Rechteänderungen, Löschungen und administrative Eingriffe - halten wir in einem Sicherheitsprotokoll (Audit-Log) fest. Es speichert die Art der Aktion, eine pseudonyme Kennung des Handelnden und den Zeitpunkt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb sowie an der Nachvollziehbarkeit von Änderungen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

6. System-E-Mails

Einladungen, Bestätigungen und E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts versenden wir über die Lettermint B.V., Zwolle, Niederlande (Verarbeitung ausschließlich in der Europäischen Union). Übermittelt werden nur E-Mail-Adresse und Name, keine Inhalte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO bzw., wenn du Diktiro über deinen Arbeitgeber oder Auftraggeber nutzt, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

7. Support

Wendest du dich mit einer Frage an uns, verarbeiten wir deine Kontaktdaten und den Inhalt deiner Anfrage, um sie zu beantworten. Deine Diktate und Notizen kann unser Support in der Anwendung nicht einsehen; Inhalte erhalten wir nur, wenn du sie uns selbst schickst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage deinen Vertrag betrifft, im Übrigen unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

8. Nutzungsstatistik ohne Inhalte

Wir verarbeiten Nutzungsdaten ohne Inhalte: Wortzahlen, das Datum der letzten Nutzung und einen technischen Startbericht der Anwendung (App-Version, Plattform, Berechtigungsstatus). Wir brauchen diese Angaben, um Kontingente zu berechnen (etwa das Wochenkontingent in der Testphase), Lizenzen abzurechnen, Fehler zu erkennen und die Anwendung zu verbessern. Auswertungen über einzelne Nutzer hinaus erfolgen nur zusammengefasst. Administratoren deiner Organisation sehen eine Übersicht der Nutzung, aber keine Inhalte.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit die Angaben für Kontingent und Abrechnung nötig sind, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an Fehlerbehebung und Verbesserung der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die Inhalte deiner Diktate verwenden wir dafür nicht, und wir verwenden sie auch nicht zum Training von KI-Modellen.

9. Empfänger

Wir setzen die folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Sie verarbeiten die Daten nur nach unseren Weisungen.

Unternehmen	Leistung	Ort der Verarbeitung
Microsoft Ireland Operations Limited Dublin, Irland	Anwendungsserver, Datenbank, Zwischenspeicher und Server-Protokolle (Microsoft Azure)	Deutschland (Frankfurt am Main)
Hetzner Online GmbH Gunzenhausen, Deutschland	Server und Datenbank - nur für Kunden des Tarifs Enterprise, die das Hosting bei Hetzner gewählt haben	Deutschland (Nürnberg)
Lettermint B.V. Zwolle, Niederlande	Versand von System-E-Mails; nur E-Mail-Adresse und Name	Europäische Union
Stripe Payments Europe, Limited Dublin, Irland	Zahlungsabwicklung	Irland (EU)
Slack Technologies Limited Dublin, Irland	Interne Benachrichtigungen zu Abrechnungsvorgängen (E-Mail-Adresse, Betrag)	Irland (EU)

Darüber hinaus sehen die Administratoren deiner Organisation und - sofern der Kunde es erlaubt hat - ein von ihm berechtigter IT-Partner deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Lizenz und deine Nutzungszahlen, aber keine Inhalte. Meldest du dich über Google oder Microsoft Entra ID an, sind diese Anbieter keine Auftragsverarbeiter von uns; für ihre Verarbeitung gelten deren eigene Datenschutzhinweise.

10. Verarbeitung außerhalb des EWR

Eine Übermittlung in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt. Alle in der Tabelle genannten Dienstleister verarbeiten die Daten in der Europäischen Union, Microsoft und Hetzner in Deutschland.

11. Speicherdauer

Daten	Speicherung
Konto- und Profildaten	Für die Dauer des Vertrags; nach Vertragsende 30 Tage Zugang im Nur-Lese-Modus für den Export, danach Löschung spätestens 90 Tage nach Vertragsende. Löschst du dein Konto selbst, erfolgt die Löschung unmittelbar.
Konto nach der Testphase ohne Bestellung	Löschung 90 Tage nach Ende der Testphase, angekündigt mindestens 14 Tage vorher
Rechnungen und Buchungsbelege	Nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO)
Sitzungsdaten mit IP-Adresse	7 Tage ab der letzten Nutzung
Protokolle der Anwendungsserver mit IP-Adresse	30 Tage
Sicherheitsprotokoll (Audit-Log)	Höchstens drei Jahre nach Vertragsende, danach anonymisiert
Nutzungsdaten ohne Inhalte	Für die Dauer des Vertrags, danach Löschung mit dem Konto
Support-Anfragen	Bis die Anfrage abgeschlossen ist und die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht
Datensicherungen	Gelöschte Daten werden mit dem Ablauf der Sicherungszyklen auch aus den Sicherungen entfernt

12. Pflicht zur Bereitstellung

Name und E-Mail-Adresse sind für die Einrichtung eines Kontos erforderlich; ohne sie können wir dir keinen Zugang bereitstellen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

13. Deine Rechte

Dir stehen hinsichtlich der dich betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen Verarbeitungen einzulegen, die auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO).

Für die Inhalte, die wir im Auftrag des Kunden verarbeiten, richtest du dein Anliegen an den Kunden (siehe Ziffer 2). Du hast zudem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

14. Änderungen dieser Hinweise

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Fassung steht auf dieser Seite. Fragen beantworten wir unter info@diktiro.ai.